Intelligenz strukturieren

Léa verlässt den Anlageausschuss am Donnerstag mit einer weiteren Frage: Welche Renovierungsprojekte im Portfolio sind tatsächlich bereit für die Umsetzung?

Am darauffolgenden Montag hat sie die verfügbaren Berichte, Budgets und Sitzungsprotokolle zusammengetragen. Die Informationen liegen vor, doch für einen Vergleich müssen Hunderte Dokumente gelesen und ihre unterschiedlichen Beschreibungen in eine einheitliche Form gebracht werden. Bis vor Kurzem hätte allein dieser Vorbereitungsaufwand genügt, um die Frage zurückzustellen.

Der Aufwand für die Aufbereitung von Informationen bestimmt mit, welche Fragen gestellt werden. Léa hat inzwischen ein Team aus menschlichen und AI-Agenten, das Aufträge aufteilt und seine Arbeit prüft und weiterarbeitet, während sie anderweitig beschäftigt ist. Dieser Organisation überträgt sie eine zusätzliche Verantwortung: die Informationsgrundlage für die Antwort aufzubauen.

Die zurückgestellte Frage

Léas Datenbank enthält bereits Adressen, Flächen und Energiekennzahlen. Jemand hat diese Felder ausgewählt, die Angaben erhoben und ihre Aktualisierung organisiert. Die Genehmigung eines Renovierungsbudgets steht dagegen möglicherweise nur in einem Sitzungsprotokoll. Wurde diese Information nie erfasst, muss Léa die Dokumente erneut öffnen.

Solche Angaben für ein ganzes Portfolio verfügbar zu machen, erforderte bisher meist die Zusammenarbeit von Analysten, Datenfachleuten und Entwicklern. Sie finden die Quellen, einigen sich auf Definitionen, schreiben den Code zur Datenextraktion, ordnen Angaben den Liegenschaften zu und prüfen die Ergebnisse. Anschliessend pflegen sie das Ganze weiter, während sich Dokumente und Anforderungen verändern.

Dabei entstehen zwei Arten von Aufwand: Dokumente in nutzbare Informationen umzuwandeln und einen verlässlichen Weg zu schaffen, dies wiederholt zu tun. Agenten übernehmen Teile beider Aufgaben. Sie lesen Berichte und schreiben den Code, der Informationen sammelt, Ergebnisse prüft und sie aktualisiert. Diese Abfolge wird häufig als Datenpipeline bezeichnet.

Damit lässt sich die Renovierungsfrage für Léa in die Portfolioprüfung dieser Woche aufnehmen. Sie gibt ihrem Team einen Auftrag:

«Vergleicht die Renovierungsprojekte im Portfolio. Unterscheidet zwischen Absichten, genehmigten Projekten und abgeschlossenen Arbeiten. Zeigt die Belege und kennzeichnet alles, was geklärt werden muss.»

Aus Beschreibungen werden vergleichbare Angaben

Die Dokumente beschreiben den Fortschritt unterschiedlich. «Der Eigentümer erwägt einen Heizungsersatz» und «ein Ersatz wird diskutiert» drücken beide eine Absicht aus. «Der Ersatz wurde an der Sitzung im März genehmigt» bezeichnet einen anderen Stand.

Der Agent, der die Passagen liest, ordnet das Projekt anhand der vereinbarten Stufen ein: erwogen, genehmigt oder abgeschlossen. Er erfasst Termine und Budgetbeträge und verknüpft jeden Eintrag mit der betreffenden Liegenschaft und seiner Quelle. Unterschiedliche Formulierungen müssen nicht mehr von Hand vereinheitlicht werden.

Sobald diese Beschreibungen einheitlich erfasst sind und dasselbe bedeuten, kann Léa zählen, wie viele Projekte genehmigt sind, für wie viele ein Budget dokumentiert ist und wo ein Starttermin fehlt. Aus Texten über einzelne Liegenschaften entsteht ein Vergleich über das gesamte Portfolio.

Das leistet die Strukturierung von Informationen. Die ursprünglichen Dokumente mit ihren Details und Nuancen bleiben erhalten, während sich ausgewählte Fakten leichter finden, zusammenführen und nutzen lassen.

Das Team entwickelt auch den Ablauf

Der Koordinator teilt die Portfolioprüfung bereits in Sammlung, Analyse und Kontrolle auf. Für diesen Auftrag weist er zusätzlich die Verantwortung für den Aufbau des Extraktionsprozesses zu. Der zuständige Agent arbeitet mit den Definitionen der Analystin; der prüfende Agent gleicht die Ergebnisse mit den Originaldokumenten ab.

Diese Verantwortlichkeiten greifen ineinander. Bevor der Vergleich auf das gesamte Portfolio ausgeweitet wird, muss das Team festlegen, was als genehmigtes Projekt gilt, und prüfen, ob die Extraktion diese Unterscheidung beibehält.

Ein Agent entwickelt und testet den Ablauf. Code übernimmt wiederkehrende Schritte (Dateien sammeln, Liegenschaften zuordnen und Ergebnisse speichern), während ein Agent die Passagen liest, die eine Interpretation erfordern. Der prüfende Agent kontrolliert zunächst eine Auswahl der Ergebnisse anhand der Dokumente, bevor die Arbeit auf das Portfolio ausgeweitet wird.

Am Montagabend geht Léa nach Hause, während das Team die Berichte weiterverarbeitet. In der Nacht entdeckt der prüfende Agent ein als «genehmigt» erfasstes Budget, obwohl in der Quelle «zur Genehmigung eingereicht» steht.

Er gibt den Eintrag zur Korrektur zurück. Der für die Extraktion zuständige Agent präzisiert die Anweisungen und ergänzt einen Test für diese Formulierung. Anschliessend kontrolliert der prüfende Agent die übrigen Genehmigungseinträge auf denselben Fehler. Die Korrektur verbessert sowohl die aktuelle Tabelle als auch den Prozess, der sie erstellt.

Für eine andere Liegenschaft wird in den verfügbaren Unterlagen kein Budget erwähnt. Der Eintrag bleibt «nicht dokumentiert», denn eine fehlende Angabe in den Dokumenten belegt nicht, dass kein Budget existiert.

Am Dienstagmorgen ist die nächtliche Korrektur im gemeinsamen Arbeitsverlauf festgehalten. Léas Aufmerksamkeit wird an anderer Stelle gebraucht: Zwei Dokumente widersprechen sich zum Stand eines Projekts. Der Koordinator legt ihr die Passagen mit den jeweiligen Daten vor. Sie bittet die Immobilienverwaltung um Bestätigung; dieser Punkt bleibt offen, während die übrigen Vergleiche weiterlaufen.

Diese Kontrollen gehören zum Ablauf. Sie ermöglichen dem Team, Fehler zu erkennen, betroffene Ergebnisse erneut zu prüfen und tatsächliche Unklarheiten der verantwortlichen Person vorzulegen.

Ein Ablauf, der auch mit dem nächsten Dokument zurechtkommt

Wenn ein neuer Bericht seinen Renovierungszeitplan anders darstellt, passt der zuständige Agent den Ablauf an. Der prüfende Agent kontrolliert ihn sowohl anhand des neuen Berichts als auch mit früheren Beispielen. So führt eine Änderung, die ein Problem löst, nicht unbemerkt ein anderes ein.

Der Aufwand sinkt auf beiden Seiten: weniger manuelles Lesen für jeden Vergleich und weniger technische Arbeit, um ihn einzurichten und aktuell zu halten. Das Team nutzt weiter, was bereits funktioniert, und konzentriert sich auf neues Material, Ausnahmen und Kontrollen.

Der Koordinator behält diese Änderungen neben der laufenden Analyse im Blick. Léa sieht, was abgeschlossen ist, was geprüft wird und wo eine Entscheidung nötig ist, ohne jedes Dokument beaufsichtigen zu müssen.

Die nächste Frage am Donnerstag

Am Donnerstag hat Léa einen Vergleich der Renovierungsprojekte vor sich, mit Belegen und klar gekennzeichneten offenen Punkten. Zugleich ist etwas Wiederverwendbares entstanden: geordnete Fakten, ein funktionierender Ablauf sowie die Definitionen und Korrekturen aus der bisherigen Arbeit.

Im Ausschuss fragt jemand, welche genehmigten Arbeiten im kommenden Jahr die Mieterträge beeinflussen könnten. Ihr Team beginnt mit den bereits geprüften Projekten und Terminen und ergänzt die Mietvertragsangaben, die für diesen nächsten Vergleich benötigt werden.

Ihre Organisation hat den Auftrag vorangebracht, während sie anderweitig beschäftigt war. Nun bleibt eine Grundlage für den nächsten Auftrag erhalten. Geprüfte Informationen, wiederverwendbare Abläufe und Korrekturen wachsen gemeinsam, sodass bei jeder weiteren Untersuchung weniger Arbeit bei null beginnt.

Aus der Frage, die Léa vom letzten Ausschuss mitgebracht hat, ist ein nutzbarer Vergleich geworden. Und die Arbeit dahinter hat es leichter gemacht, der nächsten Frage nachzugehen.